Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

2. A quién aplica esta política

A todas las personas cuyos datos personales trata AMPECOL: - Asociadas y asociados. - Participantes de cursos, talleres y programas de formación. - Beneficiarios de proyectos. - Personas interesadas en los servicios de la línea náutica y comercial Mujeres de Mar Colombia. - Aliados, voluntarios, colaboradores y proveedores. - Visitantes de los canales digitales de la asociación.

3. Definiciones

Se usan las definiciones del art. 3 de la Ley 1581 de 2012. En resumen: - Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona. - Titular: la persona dueña de esos datos. - Tratamiento: cualquier operación con los datos, como recogerlos, guardarlos, usarlos, circularlos o eliminarlos. - Responsable: AMPECOL, que decide sobre los datos. - Encargado: quien trata los datos por cuenta de AMPECOL. Por ejemplo, el proveedor que aloja la base de datos. - Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular. - Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede dar lugar a discriminación, como el origen étnico, la salud, la orientación política o religiosa o los datos biométricos.

4. Principios

AMPECOL trata los datos según los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (art. 4 de la Ley 1581).

En la práctica: - Solo se piden los datos necesarios para cada finalidad. - Nunca se venden ni se ceden con fines comerciales ajenos a la asociación. - Solo acceden a ellos las personas autorizadas.

5. Datos que se recogen

Lo que AMPECOL no pide: información financiera, reportes en centrales de riesgo, historia clínica, afiliación política ni creencias religiosas.

6. Finalidades

Los datos se usan solo para:

1. Gestión de la asociación: llevar un registro único de las personas que participan en la asociación (asociadas, aspirantes, participantes de cursos, colaboradoras y proveedores) y de cómo participa cada una; actualizarlo; llevar el control de la cuota social; convocar a asambleas y reuniones, y cumplir los estatutos. El registro no sirve para excluir a nadie: los cambios de estado de una asociada siguen el procedimiento de los estatutos.
2. Formación: inscribir a las personas en cursos y programas propios o con aliados (SENA, universidades, centros de formación), reusar los datos del registro para que no tengan que llenarlos otra vez, gestionar su asistencia y sus certificados, y avisar de nuevas convocatorias.
3. Comunicaciones institucionales: informar sobre actividades, proyectos, jornadas y oportunidades de la asociación por WhatsApp, llamada, correo o mensaje de texto.
4. Proyectos y convocatorias: postular a la asociación y a sus integrantes a programas públicos o de cooperación. En este caso se pide autorización específica cuando haga falta entregar datos a la entidad que convoca.
5. Línea Mujeres de Mar Colombia: atender a las personas que piden información sobre servicios náuticos, turísticos o de comercialización, y ponerlas en contacto con la asociada que las atiende.
6. Relación con aliados y proveedores: gestionar convenios, contratos y pagos.
7. Obligaciones legales: cumplir deberes contables, tributarios y de reporte a las autoridades.
8. Listados de la asociación (solo con autorización aparte): mostrar el nombre, el sector y el oficio de la persona en listados o directorios de la asociación. Es opcional y se puede retirar en cualquier momento.
9. Seguridad de la información y estadísticas: producir cifras agregadas y anónimas (por ejemplo, cuántas asociadas hay por municipio) para informes e indicadores.

7. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

• Datos sensibles. AMPECOL no los necesita para sus actividades ordinarias. Si un programa específico los requiere (por ejemplo, un cupo reservado para población víctima o para comunidades étnicas), se piden aparte, explicando la finalidad. Además se informa que responder es opcional y que ninguna actividad se condiciona a entregarlos (art. 6 de la Ley 1581).
• Menores de edad. Solo se tratan sus datos cuando participan en una actividad dirigida a ellos. Se hace con la autorización de su representante legal, respetando su interés superior y oyendo su opinión según su madurez (art. 7 de la Ley 1581). El registro en línea es solo para mayores de 18 años. Una persona menor de edad se registra con el formato en papel, firmado por su padre, madre o acudiente.

8. Fotografías y videos

• En las actividades de la asociación se pueden tomar fotografías y videos para dejar memoria, informar y divulgar en los canales de AMPECOL.
• Se avisa antes de cada actividad.
• Quien no quiera aparecer puede decirlo en ese momento o escribir después al canal de la sección 12 para que se retire la publicación.
• Para piezas de promoción comercial de Mujeres de Mar Colombia se pide autorización de uso de imagen por escrito.

9. Derechos del titular

Toda persona cuyos datos trate AMPECOL puede (art. 8 de la Ley 1581):

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que dio.
3. Ser informada del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante AMPECOL.
5. Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a sus datos.

10. Autorización

• AMPECOL pide la autorización antes de recoger los datos, de forma expresa e informada. Puede ser por escrito, en el formulario web o por un medio que permita guardar prueba, como un mensaje de WhatsApp o una grabación.
• La autorización no es obligatoria, pero sin ella no se puede prestar el servicio que requiere los datos. Por ejemplo, no se puede inscribir a alguien en un curso sin su nombre y su documento.
• AMPECOL guarda prueba de cada autorización: fecha, medio, versión de la política y finalidades aceptadas.

11. Transmisión y transferencia de datos

• Encargados. AMPECOL puede apoyarse en proveedores de tecnología que alojan o procesan los datos por su cuenta, como el alojamiento del sitio web y de la base de datos. Estos proveedores firman un acuerdo de transmisión: solo pueden usar los datos para lo que AMPECOL indique, deben protegerlos y los devuelven o eliminan al terminar la relación.
• Aliados. Cuando una persona se inscribe en un curso o programa con un aliado (SENA, autoridades marítimas, universidades, entidades públicas), sus datos se entregan a ese aliado solo con la autorización específica que se pide en el formulario.
• Fuera de Colombia. Si algún servicio tecnológico almacena datos fuera del país, AMPECOL verifica que ofrezca un nivel adecuado de protección (art. 26 de la Ley 1581).

12. Área responsable y canal de atención

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Quién puede pedir: el titular, sus herederos, su representante o apoderado, o quien estipule a su favor, acreditando su identidad (art. 20 del Decreto 1377).

Consultas (para conocer qué datos tiene AMPECOL y cómo los usa): - Se responden en máximo 10 días hábiles desde que se reciben. - Si no es posible en ese plazo, se informa el motivo y la nueva fecha, que no puede pasar de 5 días hábiles adicionales (art. 14 de la Ley 1581).

Reclamos (para corregir, actualizar o borrar datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento): 1. Se envían al canal de la sección 12 con: - nombre y documento del titular; - descripción de los hechos; - dirección o medio de respuesta; - los documentos que quiera aportar. 2. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido. 3. Mientras se resuelve, el dato se marca como «reclamo en trámite». 4. Se responde en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no puede pasar de 8 días hábiles adicionales (art. 15 de la Ley 1581).

Ante la SIC: el titular puede quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite ante AMPECOL (art. 16 de la Ley 1581).

14. Seguridad

• Los datos se guardan en sistemas con acceso restringido a las personas autorizadas por la asociación.
• No se comparten listas completas por chats ni redes sociales.
• Se hacen copias de seguridad.
• Para volver a usar sus datos (por ejemplo, al inscribirse en un curso), la persona escribe su documento y su fecha de nacimiento. Si coinciden, ve sus datos ocultos en parte y solo puede actualizar su contacto. Con el documento solo no se muestra nada, y después de varios intentos fallidos el documento se bloquea por 24 horas.
• Si ocurre un incidente de seguridad, se informa a la SIC como lo exige la ley.

15. Vigencia

• La política: rige desde el 24 de septiembre de 2026. Cualquier cambio importante se avisa por los canales de la asociación antes de aplicarlo.
• Las bases de datos: se conservan mientras sea necesario para las finalidades de la sección 6. Por ejemplo, los datos de una asociada se conservan mientras lo sea, más el tiempo que exijan las normas contables o legales. Después se eliminan o se anonimizan.